ขอทุนจากผู้ให้ทุนต่างประเทศโดยใช้ใบสำคัญแสดงการจดทะเบียนสมาคม ต้องจัดชุดเอกสารอย่างไร

สิ่งที่ผู้ถามต้องการทราบคือ “ขอทุนจากผู้ให้ทุนต่างประเทศโดยใช้ใบสำคัญแสดงการจดทะเบียนสมาคม ต้องจัดชุดเอกสารอย่างไร” ทีมงานจึงแยกประเด็นเฉพาะของเคสนี้ออกจากขั้นตอนมาตรฐาน เพื่อให้เห็นภาพลำดับงานชัดเจน เมื่อได้เอกสารครบแล้ว ให้ตรวจทานอีกครั้งก่อนยื่นจริง โดยเทียบกับเช็กลิสต์ของปลายทางทีละข้อ เงื่อนไขเฉพาะของเคสนี้คือ วัตถุประสงค์: Grant / ประเภทเอกสาร: Assoccert ซึ่งเป็นตัวกำหนดว่าต้องใช้คำแปลและการรับรองระดับใด คำสำคัญที่ยึดเป็นกรอบคำตอบหน้านี้คือ ขอทุนจากผู้ให้ทุนต่างประเทศโดยใช้ใบสำคัญแสดงการจดทะเบียนสมาคม · ต้องจัดชุดเอกสารอย่างไร ตัวแปรสำคัญคือช่องทางยื่น (ยื่นเอง / ตัวแทน / ออนไลน์) ซึ่งกำหนดรูปแบบสำเนาที่ต้องเตรียม จุดที่ต้องระวังที่สุดของเคสแบบนี้คือลำดับการรับรอง เพราะการสลับขั้นตอนทำให้ต้องเริ่มใหม่ทั้งชุด ก่อนเริ่มงานควร วางลำดับเวลาให้ขั้นตอนรับรองเสร็จก่อนกำหนดยื่นจริง จากนั้น สอบถามล่วงหน้าว่าปลายทางรับคำแปลจากผู้แปลรับรองประเภทใด จากนั้น ตรวจเลขที่เอกสาร วันที่ออก และชื่อหน่วยงานผู้ออกให้ตรงกันทั้งชุด ช่วงวันหยุดราชการและวันหยุดของสถานทูตมีผลกับคิวรับรองอย่างมีนัยสำคัญ ถ้าต้องใช้หลายชุด ควรสั่งให้ครบตั้งแต่รอบแรกเพื่อไม่ต้องเข้าคิวใหม่ ควรเก็บหมายเลขอ้างอิงของแต่ละขั้นรับรองไว้ เพราะใช้ติดตามสถานะได้เร็วกว่า ถ้ามีอีเมลยืนยันข้อกำหนดจากหน่วยงานปลายทาง ให้เก็บไว้เป็นหลักฐานประกอบ รายงานโครงการและงบประมาณควรแปลโดยคงหัวข้อและรหัสงบไว้ตรงกับต้นฉบับ ควรเก็บชุดเอกสารมาตรฐานที่รับรองแล้วไว้เป็นแม่แบบ เพื่อลดเวลาในรอบถัดไป ผู้ให้ทุนและหน่วยงานกำกับในต่างประเทศมักขอเอกสารการเงินขององค์กร เช่น งบการเงินที่ผ่านการตรวจสอบ รายงานประจำปี รายงานการประชุมใหญ่ที่อนุมัติงบ และหนังสือรับรองบัญชีธนาคารขององค์กร งานแปลต้องคงตัวเลข หน่วยเงิน และปีบัญชีให้ตรงกับต้นฉบับทุกจุด และต้องแปลหมายเหตุประกอบงบด้วย เพราะผู้อ่านต่างประเทศใช้หมายเหตุตีความรายการที่ไม่คุ้นเคย การเป็นมูลนิธิหรือสมาคมที่จดทะเบียนแล้ว ไม่ได้แปลว่าผู้บริจาคจะนำเงินบริจาคไปหักลดหย่อนภาษีได้โดยอัตโนมัติ สิทธิดังกล่าวเกิดจากการที่องค์กรได้รับการประกาศกำหนดให้เป็นองค์การหรือสถานสาธารณกุศลตามประกาศกระทรวงการคลังที่ออกตามประมวลรัษฎากร ผู้ให้ทุนต่างประเทศจึงมักขอทั้งหนังสือรับรองการจดทะเบียนและหลักฐานสถานะสาธารณกุศล ควรคัดเอกสารสองชุดนี้พร้อมกันเพื่อแปลในคราวเดียว ชื่อองค์กรภาษาอังกฤษที่ปรากฏในเอกสารทุกฉบับต้องสะกดตรงกัน หากข้อบังคับระบุชื่อภาษาอังกฤษไว้แล้ว ต้องใช้ชื่อนั้นในคำแปลทุกฉบับ ห้ามผู้แปลตั้งชื่อใหม่เอง เช่นเดียวกับชื่อกรรมการที่ต้องตรงกับหนังสือเดินทางหรือบัตรประชาชน หากพบข้อความคลาดเคลื่อนในต้นฉบับ ต้องให้หน่วยงานผู้ออกแก้ที่ต้นฉบับก่อน เพราะการแก้เฉพาะคำแปลทำให้ชุดเอกสารไม่สอดคล้องกันและถูกตีกลับ ค่าบริการและระยะเวลาขึ้นกับจำนวนหน้า ภาษาปลายทาง จำนวนฉบับที่ต้องรับรอง และขั้นตอนที่หน่วยงานปลายทางกำหนด จึงประเมินเป็นรายกรณีก่อนเริ่มงานทุกครั้ง สอบถามเจ้าหน้าที่ได้โดยตรง ส่งภาพเอกสารทุกหน้าพร้อมหนังสือแจ้งข้อกำหนดจากนายทะเบียน หน่วยงานผู้ให้ทุน หรือหน่วยงานปลายทางที่ขอเอกสาร ให้ทีมงานตรวจล่วงหน้าได้ทาง LINE @NAATI, โทร 080-5578887 หรืออีเมล ilc@thainotary.co.th

ปรึกษาฟรี — LINE @NAATI · โทร 080-5578887 · อีเมล ilc@thainotary.co.th