บริษัทไทยที่ต้องใช้เอกสารจดทะเบียนไปยื่นในต่างประเทศ ควรเตรียมเอกสารอย่างไร

โจทย์ของเคสนี้คือเรื่อง “บริษัทไทยที่ต้องใช้เอกสารจดทะเบียนไปยื่นในต่างประเทศ ควรเตรียมเอกสารอย่างไร” จึงสรุปเฉพาะสิ่งที่ต้องเตรียมสำหรับกรณีนี้ก่อน แล้วจึงอธิบายหลักเกณฑ์กลางที่เกี่ยวข้อง คำสำคัญที่ยึดเป็นกรอบคำตอบหน้านี้คือ บริษัทไทยที่ต้องใช้เอกสารจดทะเบียนไปยื่นในต่างประเทศ · ควรเตรียมเอกสารอย่างไร ปัจจัยชี้ขาดของเคสนี้คือข้อกำหนดของหน่วยงานผู้รับ ไม่ใช่รูปแบบเอกสารฝั่งต้นทางเพียงอย่างเดียว ความต่างของเคสนี้กับเคสทั่วไปอยู่ที่จำนวนชุดและช่วงเวลาที่ต้องใช้เอกสาร ก่อนเริ่มงานควร นับจำนวนชุดที่ต้องใช้ให้ครบก่อนเริ่มงาน เพราะการขอเพิ่มภายหลังต้องเริ่มขั้นตอนรับรองใหม่ จากนั้น ตรวจว่าเอกสารต้นทางยังไม่หมดอายุตามเงื่อนไขของผู้รับเอกสาร จากนั้น ตรวจสะกดชื่อ-นามสกุลให้ตรงกับหนังสือเดินทางหรือบัตรประชาชนทุกฉบับ งานที่ต้องผ่านหลายขั้นรับรองควรเริ่มจากขั้นที่ใช้เวลานานที่สุดก่อน ถ้ามีกำหนดยื่นแน่นอน ให้นับถอยหลังจากวันยื่นแล้ววางคิวรับรองย้อนกลับ ควรเก็บหมายเลขอ้างอิงของแต่ละขั้นรับรองไว้ เพราะใช้ติดตามสถานะได้เร็วกว่า ควรบันทึกว่าใครเป็นผู้ลงนามรับรองและวันที่รับรอง เพื่ออ้างอิงในภายหลัง งานใบอนุญาตมักมีเงื่อนไขคุณสมบัติผู้ขอ ซึ่งต้องพิสูจน์ด้วยเอกสารเฉพาะของหน่วยงานนั้น เอกสารประกอบใบอนุญาตควรจัดเรียงตามลำดับที่หน่วยงานกำหนด เพื่อลดการถูกตีกลับ เมื่อได้เอกสารครบแล้ว ให้ตรวจทานอีกครั้งก่อนยื่นจริง โดยเทียบกับเช็กลิสต์ของปลายทางทีละข้อ การจดทะเบียนนิติบุคคลในประเทศไทยอยู่ภายใต้ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์สำหรับห้างหุ้นส่วนและบริษัทจำกัด และพระราชบัญญัติบริษัทมหาชนจำกัด พ.ศ. 2535 สำหรับบริษัทมหาชน โดยมีกรมพัฒนาธุรกิจการค้า กระทรวงพาณิชย์ เป็นนายทะเบียนและเป็นผู้ออกหนังสือรับรองนิติบุคคล เอกสารที่ใช้อ้างอิงกับคู่ค้าหรือหน่วยงานต่างประเทศจึงควรเป็นหนังสือรับรองฉบับที่นายทะเบียนออกให้ ไม่ใช่สำเนาที่บริษัทพิมพ์เอง เอกสารนิติบุคคลไทยที่จะใช้ในต่างประเทศตามปกติต้องแปลให้ครบทุกหน้ารวมตรายางและลายมือชื่อ แล้วนำไปรับรองคำแปลที่กองสัญชาติและนิติกรณ์ กรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ จากนั้นจึงรับรองต่อที่สถานทูตหรือสถานกงสุลของประเทศปลายทางเมื่อประเทศนั้นกำหนด ประเทศไทยไม่ได้เป็นภาคีอนุสัญญา Apostille ค.ศ. 1961 จึงไม่มีการออก Apostille สำหรับเอกสารไทย ชื่อบริษัท ชื่อกรรมการ เลขทะเบียนนิติบุคคล 13 หลัก ทุนจดทะเบียน และวันที่จดทะเบียน ต้องสะกดและระบุให้ตรงกับต้นฉบับและตรงกับหนังสือเดินทางของกรรมการทุกฉบับที่ยื่น ความไม่ตรงกันแม้เพียงตัวอักษรเดียวเป็นสาเหตุที่พบบ่อยที่สุดที่ทำให้หน่วยงานปลายทางตีเอกสารกลับ ค่าบริการและระยะเวลาขึ้นกับจำนวนหน้า ภาษาปลายทาง จำนวนชุดที่ต้องรับรอง และขั้นตอนที่หน่วยงานปลายทางกำหนด จึงประเมินเป็นรายกรณีก่อนเริ่มงานทุกครั้ง สอบถามเจ้าหน้าที่ได้โดยตรง ส่งภาพเอกสารทุกหน้าพร้อมหนังสือหรือรายการเอกสารที่หน่วยงานผู้ออกใบอนุญาตแจ้งมา ทีมงานตรวจล่วงหน้าให้ได้ทาง LINE @NAATI, โทร 080-5578887 หรืออีเมล ilc@thainotary.co.th

ปรึกษาฟรี — LINE @NAATI · โทร 080-5578887 · อีเมล ilc@thainotary.co.th