ข้อเสนอโครงการและงบประมาณโครงการ — เรื่องชุดเอกสารขอทุนและรายงานผลต่อผู้ให้ทุนต้องรู้อะไรบ้าง

ประเด็นที่ถามคือเรื่อง “ข้อเสนอโครงการและงบประมาณโครงการ” ทีมงานจึงแยกประเด็นเฉพาะของเคสนี้ออกจากขั้นตอนมาตรฐาน เพื่อให้เห็นภาพลำดับงานชัดเจน ถ้ายังไม่แน่ใจข้อกำหนด ให้ส่งภาพตัวอย่างเอกสารให้ปลายทางดูก่อนทำครบชุด รายชื่อกรรมการมูลนิธิต้องตรงกับที่จดทะเบียนไว้กับนายทะเบียนล่าสุด งบการเงินของมูลนิธิควรแนบหน้าผู้สอบบัญชี เพราะผู้ให้ทุนมักตรวจส่วนนี้ก่อน ข้อบังคับมูลนิธิระบุวัตถุประสงค์เป็นข้อ ๆ ต้องแปลเรียงข้อตามต้นฉบับไม่รวบข้อ มติที่ประชุมคณะกรรมการต้องระบุองค์ประชุมให้ชัด จึงจะใช้เป็นหลักฐานอำนาจได้ ถ้าต้องใช้หลายชุด ควรสั่งให้ครบตั้งแต่รอบแรกเพื่อไม่ต้องเข้าคิวใหม่ กรอบเวลาที่ควรวางคือเผื่อรอบตรวจของหน่วยงานปลายทางอย่างน้อยหนึ่งรอบ ภาพถ่ายความละเอียดสูงของตราประทับและลายมือชื่อช่วยได้มากเวลาปลายทางขอตรวจซ้ำ หลักฐานที่ควรมีติดตัวคือสำเนาเอกสารต้นทางและใบเสร็จ/ใบรับของทุกขั้นตอน ประเด็นที่ทำให้งานล่าช้าบ่อยที่สุดคือเอกสารประกอบไม่ครบตั้งแต่รอบแรก จุดที่ต้องระวังที่สุดของเคสแบบนี้คือลำดับการรับรอง เพราะการสลับขั้นตอนทำให้ต้องเริ่มใหม่ทั้งชุด ก่อนเริ่มงานควร สอบถามล่วงหน้าว่าปลายทางรับคำแปลจากผู้แปลรับรองประเภทใด จากนั้น วางลำดับเวลาให้ขั้นตอนรับรองเสร็จก่อนกำหนดยื่นจริง จากนั้น เก็บสำเนาดิจิทัลของทุกหน้ารวมถึงตราประทับและลายมือชื่อไว้เป็นหลักฐาน เงื่อนไขเฉพาะของเคสนี้คือ ประเภทเอกสาร: Proposal ซึ่งเป็นตัวกำหนดว่าต้องใช้คำแปลและการรับรองระดับใด คำสำคัญที่ยึดเป็นกรอบคำตอบหน้านี้คือ ข้อเสนอโครงการและงบประมาณโครงการ · เรื่องชุดเอกสารขอทุนและรายงานผลต่อผู้ให้ทุนต้องรู้อะไรบ้าง ชุดเอกสารที่ผู้ให้ทุนต่างประเทศขอเป็นมาตรฐานประกอบด้วยหลักฐานการจดทะเบียนองค์กร ข้อบังคับหรือตราสารจัดตั้ง รายชื่อคณะกรรมการ งบการเงินที่ผ่านการตรวจสอบ รายงานประจำปี ข้อเสนอโครงการ งบประมาณโครงการ และหนังสือมอบอำนาจให้ผู้ลงนามในสัญญารับทุน เอกสารทุกฉบับต้องแปลให้ครบทุกหน้ารวมตราประทับและลายมือชื่อ และข้อมูลตัวเลขในงบการเงินกับงบประมาณโครงการต้องตรงกันทุกชุด ชื่อองค์กรและชื่อบุคคลภาษาอังกฤษต้องสะกดตรงกับใบสำคัญแสดงการจดทะเบียนและหนังสือเดินทางทุกฉบับในชุดเอกสาร เลขทะเบียนองค์กร เลขประจำตัวผู้เสียภาษี เลขที่ใบเสร็จ จำนวนเงิน สกุลเงิน และวันที่ ต้องคัดลอกตรงตามต้นฉบับ ห้ามผู้แปลตีความหรือย่อความ หากพบข้อความคลาดเคลื่อนในต้นฉบับ ต้องให้ผู้ออกเอกสารแก้ที่ต้นฉบับก่อน เพราะการแก้เฉพาะคำแปลทำให้ชุดเอกสารไม่สอดคล้องกันและถูกตีกลับ เอกสารไทยที่จะนำไปใช้ต่างประเทศต้องแปลให้ครบทุกหน้ารวมตราประทับและลายมือชื่อ แล้วยื่นรับรองคำแปลที่กองสัญชาติและนิติกรณ์ กรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ จากนั้นนำไปรับรองต่อที่สถานเอกอัครราชทูตหรือสถานกงสุลของประเทศปลายทางเมื่อประเทศนั้นกำหนด ประเทศไทยยังไม่ได้เข้าเป็นภาคีอนุสัญญากรุงเฮกว่าด้วยการยกเลิกการเรียกร้องให้ทำเป็นเอกสารมหาชนในต่างประเทศ จึงไม่มีการออก Apostille สำหรับเอกสารไทย หัวใจของเรื่องนี้อยู่ที่ข้อเสนอโครงการและงบประมาณโครงการ ซึ่งกำหนดทั้งภาษาปลายทางและรูปแบบคำรับรองที่ต้องใช้ ค่าบริการและระยะเวลาขึ้นกับจำนวนหน้า จำนวนชุดที่ต้องรับรอง ภาษาปลายทาง และขั้นตอนที่หน่วยงานหรือผู้ให้ทุนปลายทางกำหนด จึงประเมินเป็นรายกรณีก่อนเริ่มงานทุกครั้ง สอบถามเจ้าหน้าที่ได้โดยตรง ส่งภาพเอกสารทุกหน้าพร้อมหนังสือแจ้งข้อกำหนดจากผู้บริจาค องค์กรผู้ให้ทุน ธนาคาร หรือหน่วยงานปลายทางที่ขอเอกสาร ให้ทีมงานตรวจล่วงหน้าได้ทาง LINE @Thainotary, โทร 094-8958999 หรืออีเมล contact@thainotary.co.th

ปรึกษาฟรี — LINE @Thainotary · โทร 094-8958999 · อีเมล contact@thainotary.co.th