แปล + รับรองกงสุลครบจบ — กระทรวงการต่างประเทศไทย

หน่วยงานที่รับผิดชอบและขอบเขตของงานนิติกรณ์

งานนิติกรณ์ของเอกสารไทยอยู่ในความรับผิดชอบของกองสัญชาติและนิติกรณ์ กรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ ซึ่งให้บริการที่ศูนย์ราชการเฉลิมพระเกียรติฯ ถนนแจ้งวัฒนะ และที่สำนักงานสาขาซึ่งกรมการกงสุลประกาศเปิดให้บริการทั้งในกรุงเทพมหานครและต่างจังหวัด สิ่งที่เจ้าหน้าที่รับรองคือความถูกต้องของลายมือชื่อและตราประทับของผู้มีอำนาจลงนามในเอกสาร ไม่ใช่การรับรองข้อเท็จจริงหรือเนื้อหาภายในเอกสาร ประเด็นนี้สำคัญมากเวลาสื่อสารกับหน่วยงานปลายทาง เพราะบางแห่งขอ 'certified true copy' บางแห่งขอ 'legalized document' ซึ่งเป็นคนละชั้นการรับรองกัน

เอกสารที่นำมายื่นนิติกรณ์ได้ต้องเป็นเอกสารที่ออกโดยหน่วยงานราชการไทย หรือเป็นเอกสารเอกชนที่ผ่านการรับรองลายมือชื่อโดยผู้มีอำนาจตามกฎหมายมาก่อนแล้ว เช่น เอกสารบริษัทที่รับรองโดยกรมพัฒนาธุรกิจการค้า หรือหนังสือมอบอำนาจที่ผ่านการรับรองลายมือชื่อโดยทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสาร เอกสารที่ไม่ผ่านชั้นต้นทางมาก่อนมักถูกตีกลับตั้งแต่จุดรับเรื่อง

• รับรองลายมือชื่อและตราประทับของผู้ออกเอกสาร ไม่ใช่รับรองเนื้อหา
• เอกสารราชการต้องเป็นฉบับที่หน่วยงานผู้ออกรับรองสำเนาถูกต้องล่าสุด
• เอกสารเอกชนต้องผ่านการรับรองลายมือชื่อจากผู้มีอำนาจก่อนเสมอ
• คำแปลต้องแปลตรงตามต้นฉบับทุกตัวอักษร รวมถึงตัวเลข วันที่ และชื่อเฉพาะ

ลำดับขั้นตอนที่ใช้ได้จริงกับเอกสารไทยที่จะนำไปใช้ต่างประเทศ

ลำดับงานที่ทีมงานใช้กับเกือบทุกเคสคือ ตรวจข้อกำหนดของหน่วยงานปลายทางก่อนเป็นอันดับแรก จากนั้นจึงย้อนกลับมาจัดลำดับชั้นการรับรองให้ครบ ถ้าเอกสารต้นฉบับเก่าเกินไปหรือสำเนาไม่ได้รับรองใหม่ ต้องคัดเอกสารจากหน่วยงานผู้ออกก่อน ขั้นถัดมาคือจัดทำคำแปล โดยทั่วไปหน่วยงานปลายทางต้องการคำแปลภาษาอังกฤษ เว้นแต่ประเทศปลายทางกำหนดภาษาอื่นไว้ชัดเจน เมื่อคำแปลพร้อมจึงยื่นนิติกรณ์ และเมื่อได้ตรานิติกรณ์แล้วจึงพิจารณาว่าต้องยื่นสถานทูตปลายทางต่อหรือไม่

ประเทศไทยเข้าเป็นภาคีอนุสัญญา Apostille แล้ว ทำให้เอกสารที่จะใช้ในประเทศสมาชิกสามารถขอ Apostille แทนการยื่นสถานทูตได้ ส่วนประเทศที่ไม่ได้เป็นสมาชิก ยังคงต้องยื่นสถานทูตหรือสถานกงสุลของประเทศนั้นในประเทศไทยตามระเบียบของแต่ละแห่ง ซึ่งรายการเอกสารและแบบฟอร์มจะต่างกันไปในแต่ละสถานทูต ทีมงานจะตรวจสอบระเบียบล่าสุดของสถานทูตปลายทางก่อนนัดยื่นทุกครั้ง

• 1) ยืนยันข้อกำหนดของหน่วยงานปลายทางเป็นลายลักษณ์อักษร
• 2) คัด/ขอเอกสารต้นฉบับหรือสำเนาที่หน่วยงานผู้ออกรับรองใหม่
• 3) จัดทำคำแปลและตรวจทานชื่อ วันที่ เลขที่เอกสารให้ตรงต้นฉบับ
• 4) ยื่นนิติกรณ์ที่กรมการกงสุล
• 5) ขอ Apostille หรือยื่นสถานทูตปลายทางตามกรณี
• 6) ส่งคืนเอกสารพร้อมสำเนาสแกนสำหรับใช้อ้างอิง

สาเหตุที่เอกสารถูกตีกลับบ่อยที่สุด

จากงานที่ผ่านหน้างานจริง สาเหตุที่พบซ้ำ ๆ คือคำแปลสะกดชื่อไม่ตรงกับหนังสือเดินทาง สำเนาเอกสารไม่ได้รับรองจากหน่วยงานผู้ออก ใช้เอกสารเก่าที่หน่วยงานปลายทางกำหนดอายุไว้ และการยื่นข้ามลำดับชั้น เช่น นำเอกสารไปสถานทูตก่อนผ่านนิติกรณ์ ปัญหาเหล่านี้แก้ได้ด้วยการตรวจไฟล์สแกนล่วงหน้า ซึ่งเป็นขั้นตอนที่ทีมงานทำให้ก่อนรับงานทุกครั้ง

อีกกรณีที่พบบ่อยคือเอกสารบริษัทที่มีหลายฉบับในชุดเดียวกัน แต่คัดมาไม่พร้อมกัน ทำให้วันที่รับรองต่างกันจนหน่วยงานปลายทางตั้งคำถาม แนะนำให้คัดเอกสารชุดบริษัททั้งหมดในคราวเดียวและระบุจำนวนชุดที่ต้องใช้ตั้งแต่ต้น