นิติกรณ์เอกสาร (Legalization) เป็นการรับรองลายมือชื่อหรือตราประทับในเอกสารตามประเภทที่กรมการกงสุลรับดำเนินการ ไม่ได้ทำให้หน่วยงานต่างประเทศยอมรับเอกสารโดยอัตโนมัติ ก่อนยื่นควรสอบถามหน่วยงานผู้รับว่าต้องใช้เอกสารฉบับใด ภาษาใด และต้องผ่านสถานทูตหรือไม่ Thai Law & Accounting ช่วยตรวจรายการเอกสารและประสานขั้นตอนตามกรณี สอบถามทาง LINE @THAIL
หน่วยงานที่รับผิดชอบและขอบเขตของงานนิติกรณ์
กรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศเป็นหน่วยงานที่ให้บริการนิติกรณ์เอกสาร โดยขอบเขตการรับรองขึ้นอยู่กับชนิดเอกสารและลายมือชื่อที่ตรวจสอบได้ การรับรองไม่ได้ยืนยันความจริงของข้อความในเอกสาร และไม่ใช่การอนุมัติการใช้งานจากหน่วยงานต่างประเทศ ควรแยกคำขอรับรองสำเนาออกจากคำขอนิติกรณ์เมื่อติดต่อผู้รับเอกสาร
เอกสารราชการ เอกสารบริษัท และเอกสารที่บุคคลลงนามมีที่มาและผู้รับรองคนละแบบ จึงไม่ควรใช้รายการเอกสารชุดเดียวกันทุกกรณี ตรวจรูปแบบที่กรมการกงสุลรับยื่นและข้อกำหนดของผู้รับปลายทางก่อนขอคัดหรือรับรองฉบับใหม่ โดยเฉพาะเมื่อผู้รับระบุว่าต้องการต้นฉบับหรือเอกสารที่ออกภายในช่วงเวลาหนึ่ง
- รับรองลายมือชื่อและตราประทับของผู้ออกเอกสาร ไม่ใช่รับรองเนื้อหา
- ตรวจว่าผู้รับต้องการต้นฉบับ สำเนาที่รับรอง หรือเอกสารออกใหม่
- ตรวจผู้ลงนามและการรับรองขั้นต้นที่ใช้กับเอกสารชนิดนั้น
- เทียบชื่อ วันที่ และเลขที่เอกสารในคำแปลกับต้นฉบับและหลักฐานตัวตน
ลำดับขั้นตอนที่ใช้ได้จริงกับเอกสารไทยที่จะนำไปใช้ต่างประเทศ
เริ่มจากคำตอบของหน่วยงานที่จะรับเอกสาร: รับฉบับจริงหรือสำเนา ภาษาใด ใครต้องลงนาม และต้องรับรองที่หน่วยงานใดบ้าง แล้วจึงตรวจว่าเอกสารที่มีอยู่ตรงตามข้อกำหนดหรือจำเป็นต้องขอใหม่ หากต้องแปล ให้ยืนยันด้วยว่าผู้รับกำหนดรูปแบบคำแปลหรือผู้รับรองคำแปลไว้หรือไม่ ก่อนส่งเอกสารเข้ากระบวนการนิติกรณ์หรือสถานทูต
ไทยเข้าร่วมอนุสัญญา Apostille แล้ว แต่อนุสัญญาจะมีผลกับไทยวันที่ 28 กุมภาพันธ์ 2570 ณ กันยายน 2569 ไทยยังไม่ออก Apostille สำหรับเอกสารไทย จึงต้องตรวจข้อกำหนดของหน่วยงานผู้รับเพื่อเลือกลำดับนิติกรณ์และการรับรองโดยสถานทูตตามกรณี ทีมงานจะตรวจระเบียบล่าสุดของปลายทางก่อนนัดยื่น
- 1) ยืนยันข้อกำหนดของหน่วยงานปลายทางเป็นลายลักษณ์อักษร
- 2) ตรวจว่าต้องขอฉบับใหม่หรือรับรองสำเนาตามเงื่อนไขของผู้รับหรือไม่
- 3) หากต้องแปล ให้ยืนยันภาษาและรูปแบบคำแปล แล้วตรวจทานข้อมูลกับต้นฉบับ
- 4) ยื่นนิติกรณ์เมื่อชนิดเอกสารและผู้รับกำหนดให้ใช้
- 5) ตรวจว่าหน่วยงานผู้รับกำหนดให้รับรองต่อที่สถานทูตหรือไม่ (ไทยยังไม่ออก Apostille ณ กันยายน 2569)
- 6) ตรวจชุดเอกสารที่ได้รับคืนกับรายการของหน่วยงานผู้รับ
จุดที่ควรตรวจเพื่อลดความเสี่ยงในการยื่นซ้ำ
ก่อนยื่นให้เทียบชื่อกับหนังสือเดินทาง ตรวจว่าเอกสารหรือสำเนามีการรับรองตามที่ผู้รับร้องขอ และดูข้อกำหนดเรื่องวันออกเอกสารของหน่วยงานนั้นโดยตรง การตรวจไฟล์สแกนช่วยพบข้อมูลที่ไม่ตรงกันได้ แต่ไม่อาจรับประกันว่าเจ้าหน้าที่จะรับเอกสาร
หากเป็นชุดเอกสารบริษัทหลายฉบับ ให้ถามผู้รับว่าต้องการฉบับใดบ้าง แต่ละฉบับต้องมีวันออกเอกสารภายในช่วงใด และต้องใช้กี่ชุด การขอเอกสารพร้อมกันอาจช่วยจัดชุดให้ง่ายขึ้น แต่ไม่ใช่ข้อบังคับเดียวกันทุกหน่วยงาน
