เริ่มจากผู้รับเอกสาร ไม่ใช่ชื่อเอกสารอย่างเดียว
เอกสารชื่อเดียวกันอาจต้องรับรองต่างรูปแบบกัน เช่น ผู้รับอาจขอให้เห็นการลงลายมือชื่อต่อหน้า หรือขอสำเนาที่ตรวจเทียบต้นฉบับ แจ้งประเทศและชื่อหน่วยงานที่จะรับเอกสาร พร้อมข้อความข้อกำหนดที่ได้รับ เพื่อไม่คิดงานรับรองที่ไม่จำเป็น
- หนังสือมอบอำนาจ: ส่งร่างและระบุผู้ลงนาม ผู้รับมอบ และหน่วยงานที่จะใช้
- สำเนาเอกสาร: แจ้งว่ามีต้นฉบับให้ตรวจหรือไม่ และต้องการรับรองกี่ชุด
- เอกสารบริษัท: แจ้งจำนวนหน้า ผู้มีอำนาจลงนาม และรูปแบบที่ผู้รับระบุ
